Gestione documentale, conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica

Gestione documentale, conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica Gestione Documentale, Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica

La gestione documentale e la conservazione sostitutiva non sono certo delle novità, essendo 'in giro' da alcuni decenni, ma è solo in quest'ultimo periodo che tali soluzioni sono uscite dall'ambito ristretto delle grandi realtà (banche, assicurazioni, grandi imprese industriali, ecc.) per arrivare a portata delle PMi più sensibili alle opportunità offerte dalla tecnologia, guadagnando così una certa attenzione che in precedenza era stata più blanda.

Per questo motivo le inseriamo tra i servizi informatici innovativi, anche se le prime realizzazioni, anche nel nostro Paese, hanno raggiunto la maggiore età da un bel pezzo. C'è da dire, peraltro, che tali servizi sono solo in parte informatici in senso stretto, in quanto alcuni di essi si basano su di un profondo substrato legale ed organizzativo cui l'informatica fornisce gli strumenti operativi.

La gestione documentale consente di ordinare i documenti in forma elettronica mediante svariate chiavi di ricerca, collegandoli tra loro in vere e proprie 'pratiche' e rendendoli ricercabili con estrema facilità. Chi la adotta accede a vantaggi organizzativi enormi (la quantità di tempo che si perde in azienda per ricercare documenti è incredibile), ma deve mantenere i documenti nella loro forma cartacea. Non può, insomma 'dematerializzare'. Inoltre, la gestione documentale non presenta problematiche di tipo legale.

La conservazione sostitutiva, proseguendo, affianca alle capacità di organizzazione dei documenti elettronici anche quella di conservarli, sempre elettronicamente, secondo dettami organizzativi e normative tecniche rispondenti a norme di legge. Ciò consente di 'dematerializzare', di procedere cioè alla conservazione in forma elettronica dei documenti aventi rilevanza contabile e fiscale, e che le normative consentono di conservare, per tutto il periodo richiesto dalla legge, in formato elettronico anzichè cartaceo, a patto ovviamente che vengano rispettate le regole dettate dalla legge.

La fatturazione elettronica, infine, rappresenta l'insieme di norme e di procedure che consentono alle aziende di emettere le fatture e di spedirle direttamente in formato elettronico anzichè cartaceo. Se nelle loro fasi finali le procedure di fatturazione elettronica ricalcano quelle di conservazione sostitutiva (le fatture in formato elettronico, come qualunque altro documento elettronico fiscalmente rilevante, vanno conservate elettronicamente a norma), per quanto riguarda la creazione e la gestione della fattura elettronica il legislatore ha voluto che esse seguissero delle procedure specifiche non riscontrabili per gli altri tipi di documento: la fattura è da sempre considerata il documento principe di tutta la gestione aziendale, ed il legislatore vi ha sempre rivolto particolari attenzioni; solo negli ultimi tempi la situazione va migliorando, con l'eliminazione di alcuni vincoli veramente difficili da mantenere in essere.

I motivi che nel nostro Paese hanno spinto e stanno spingendo sempre più, con una forte accelerazione nell'ultimo paio d'anni, verso il trattamento elettronico dei documenti, sono molteplici:

  • La possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti, introdotta dal Fisco nel 2004, che ha dato un forte impulso alla conservazione sostitutiva. Perchè questo impulso si manifestasse, chiaramente, tra normative tecniche da definire e la realizzazione di soluzioni informatiche soddisfacenti ci sono voluti diversi anni a partire da quel 2004.
  • La sempre più massiccia presenza di documenti nativamente digitali, segnatamente i messaggi di posta lettronica i quali, se rappresentano documenti rilevanti ai fini fiscali e contabili, sono soggetti agli stessi vincoli di conservazione dei documenti cartacei della stessa natura (5 anni ai fini tributari, 10 ai fini civilistici). E, si badi bene, nascendo digitali devono essere conservati nella stessa forma, e non ci si può limitare a stamparli.
  • La recentissima (6/6/2014) introduzione dell'obbligo di emettere fatture nei confronti delle PP.AA. centrali e dei loro uffici locali (Ministeri, Enti previdenziali, scuole, stazioni di Polizia e Carabinieri, Capitanerie di porto, ecc.) esclusivamente in formato elettronico e non più cartaceo, obbligo che verrà esteso dal 31/3/2015 anche per la fatturazione alle PP.AA. locali (Regioni, Comuni, ASL, ecc.).

Si deve notare che la definizione di 'conservazione sostitutiva' si riferisce al fatto che essa consente di conservare elettronicamente un documento che era nato come cartaceo, consentendone la distruzione: esso, dunque, viene conservato in modo 'sostitutivo' del cartaceo.
Ma a fronte della sempre maggiore presenza di documenti nativamente digitali (messaggi e-mail, fatture elettroniche) si deve parlare in molti casi di semplice 'conservazione' e basta, perchè non si è in presenza di un qualcosa da sostituire.

Noi di Juliet Informatica forniamo soluzioni per la gestione di diversi aspetti legati a queste problematiche, in particolare:

  • Gestione documentale generica.
  • Conservazione sostitutiva dei documenti contabili (ciclo attivo e ciclo passivo).
  • Conservazione sostitutiva dei documenti dell'Ufficio personale (Cedolini, Libro unico, Attestati di malattia, ecc.).
  • Conservazione delle e-mail e Conservazione sostitutiva della posta cartacea e fax.
  • Fatturazione elettronica tra aziende.
  • Fatturazione elettronica verso la Pubblica amministrazione.

Se volete approfondire l'argomento del giorno: Fatturazione elettronica alla P.A.

Se avete accesso a LinkedIn e volete approfondire l'insieme di queste tematiche, due buoni gruppi di discussione cui far riferimento sono 'Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica' e 'Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva' (proprio così ...).